Как перестать беспокоиться о бухгалтерии и начать развивать свой бизнеc

Как перестать беспокоиться о бухгалтерии
и начать развивать свой бизнеc

Вникать в бухгалтерские вопросы приходится каждому предпринимателю, особенно на первых порах. И это именно тот период, когда большинство предпринимателей совершает самые дорогостоящие ошибки. Мы уверены: их можно избежать, если изначально правильно организовать свою бухгалтерию. Независимо от того, есть у вас в штате бухгалтер, ведете ли вы свои финансы самостоятельно или передали дела на аутсорсинг, вам нужны эти знания, чтобы держать руку на пульсе своего бизнеса. Если у вас будет правильный подход, у вас будет правильная бухгалтерия. Вы сможете свою энергию и время направлять на развитие своего дела, а не на решение бесконечных финансовых вопросов.

Золотые правила бухгалтерии

«Казалось, я всё делаю правильно, но почему мой расчетный счёт заблокировали? Мне приходят штрафы, письма о нарушениях — проблемы катятся снежным комом».

Для предпринимателя налоги и бухгалтерия — сплошная головная боль. С 2008 года мы в «АС-СА Консалтинг» занимаемся тем, что снимаем «бухгалтерские боли» с предпринимателей. «Казалось, я всё делаю правильно, но почему мой расчетный счёт заблокировали? Мне приходят штрафы, письма о нарушениях — проблемы катятся снежным комом», — с такой жалобой приходит каждый второй начинающий бизнесмен, год-полтора назад зарегистрировавший ИП или ТОО. За это время мы выработали всего
5 правил, соблюдение которых позволит избежать многих ошибок начинающих.

1

Бухгалтерия любит точность

Нумеруйте все счета-фактуры, накладные и другие документы по порядку. Если вы выписали счет-фактуру под номером 23, то следующая будет под номером 24, а не 25 и не 27. Это очевидно, правда? Однако большинство клиентов, которые после самостоятельного ведения учета передают бухгалтерию нам на аутсорсинг, поступают по-другому. Клубок проблем начинает запутываться именно здесь. Нумерация — это действительно важно: если у вас в системе бухгалтерского учета (например, «1С:Предприятие») существует документ с одним номером, а на бумаге — с другим, то это два разных документа. А документ = деньги. И ответственность.

Первичная документация — это все документы (бумажные и электронные), которые вы выпускаете в жизнь и получаете от контрагентов: счета-фактуры, акты приема-передачи работ, накладные, договора и приложения к ним и т. д.

2

Деньги ИП или ТОО — это не ваши деньги

Ошибка начинающих предпринимателей — обращаться с деньгами на счету ИП как с деньгами, которые лежат у них в кармане. Для обычного человека учитывать доходы и расходы — дело добровольное. Но если вы ИП, нужно четко разделять, где ваши деньги как ИП, а где — как физлица.

Руководители ТОО эту ошибку совершают реже, потому что вывести средства с расчетного счета ТОО не так-то просто. Но как только появляется кассовый аппарат и приток наличных, в учете расходов ТОО возникают самые настоящие дыры.

Если вы проводите операцию с деньгами и товарами (покупаете новый компьютер, берете товар со склада на свои нужды) — имейте на это документ. Если вы берете наличные из кассы — имейте документ и на это.

Пример

Директор ТОО сам вел бухгалтерию и регулярно брал деньги из кассы «под отчет», составляя записку с указанием даты и назначения денег. Увы, нигде, кроме записки, эти расходы он не отражал. В последний месяц квартала руководитель фирмы за наличные купил два компьютера в офис. Он был уверен, что записка о том, на что взяты деньги из кассы, — достаточное основание для учета их в графе расходов. Но бухгалтерская правда такова: нет документа (чека) — нет расхода. В результате юрлицу пришлось платить налог без учета расходов на технику.

3

Всему есть дедлайн

Вовремя сдавать отчеты и платить налоги, избегая штрафов, — посильная задача. Вам в помощь налоговый календарь, в котором отражены все сроки и налоговые события года. Посмотрите пример на сайте Комитета государственных доходов РК. Существуют налоговые календари и в виде мобильных приложений — об этом мы расскажем в разделе «Полезные сервисы и приложения».

Самая распространенная ошибка: предприниматель не успевает заплатить налог вовремя, потому что у него не осталось денег (как этого избежать, читайте в правиле №5). Это не страшно, поэтому он решает заплатить налог и пени позже, а декларацию по просроченному периоду сдать тогда, когда погасит эти задолженности. Это неправильно, ведь он допускает двойное нарушение сроков!

Сдавайте отчетность вовремя, даже если не заплатили налоги в срок.
Так санкции за просрочки будут меньше.

4

Делайте в электронном виде все, что можно

Вам не нужно стоять в очередях и бегать по инстанциям. Оформите ключи электронной цифровой подписи на портале электронного правительства Казахстана для подачи сведений в налоговый комитет, органы статистики и пенсионный фонд. Выберите банк с удобным доступом к интернет-клиенту с телефона и компьютера.

Одно уточнение. Мы пока не рекомендуем своим клиентам пользоваться системой работы с электронными счетами-фактурами. К 2019 году предприниматели Казахстана в обязательном порядке перейдут на эту систему, но сейчас в сервисе много недоработок, которые затрудняют работу со счетами-фактурами, а не упрощают её.

Электронный документ — это не электронная копия (скан) любого бумажного оригинала. Электронный документ — это документ с электронной подписью, цифровым заменителем вашей подписи ручкой на бумаге.

5

Сначала заплати налоги

Если у вас как у предпринимателя появился доход, у вас появилась и налогооблагаемая база! Первое, что вы должны сделать, — вычесть из дохода сумму налогов и пенсионных отчислений — это деньги государства. Некоторые предприниматели предпочитают сначала выдать зарплату сотрудникам или самому себе. Хорошее решение, но нужно помнить о налогах. А если денег не осталось? Налоги всё равно придется заплатить, но уже с учётом санкций за просрочку.

Если вы ИП на упрощенке и платите налог с доходов без учета расходов, то с заработанных 100 тысяч тенге нужно заплатить:

Подоходный налог 1,5% от дохода, т. е. 1500 тенге;

Пенсионные отчисления 10% от минимальной ЗП (на 2017 — год она равна 24 459 тенге), т. е. 2446 тенге;

Социальные отчисления 5% от минимальной ЗП, т. е. 1223;

Социальный налог 1,5% от дохода за вычетом социальных отчислений, т. е. 1500 — 1223 = 277 тенге.

Остаток — 94 554 тенге. Это и есть ваш заработок, которым вы можете распоряжаться по своему усмотрению.

Как покорить первичную документацию

Первичная документация — это основа бухгалтерского учета.
Эту памятку мы составили, проанализировав самые частые ошибки в бухгалтерии предпринимателей, переходящих к нам на обслуживание. Сохраните себе эти правила и планомерно внедряйте в работу с первичкой.

1

Каталогизируйте

Заведите систему хранения с несколькими папками. Для каждого типа документов — своя папка. Структурируйте бумаги, исходя из нужд бизнеса.

Например, такие папки: «поставщики», «доходы», «касса», «расчетный счет», «зарплата», «авансовые отчеты».

2

У каждого своя ответственность

Если у вас есть сотрудники, пусть каждый отвечает на свою первичную документацию. Экспедитор — за накладные. Кассир — за работу с наличкой. Специалист по рекламе — за счета-фактуры и договора по разработке сайта, размещению рекламы и т. д.

3

Если начал — доделывай до конца

Путаницу в первичной бухгалтерии можно сравнить с клубком, из которого не торчит конец нитки. Выявлять и исправлять ошибки дольше, чем не совершать их. Если вы начали оплачивать счет контрагенту за обучение персонала, сразу же распечатайте его, подпишите, внесите в 1С или Excel и учтите в графе «Расходы».

4

Всегда проверяйте реквизиты

Не делайте платежей, особенно по налогам и взносам, на автомате. Уточните, актуален ли нынешний КБК, сверьте банковские реквизиты. Бюджетный платеж по неверному КБК часто равен отсутствию платежа.

5

Ведите внутренний график

Он нужен для учета и сбора первичной документации. Какого числа каждого месяца вы подшиваете в каталоги закрывающие документы? Есть ли «долги» по документам? Кто ими занимается?

6

Контролируйте своих контрагентов

Если сложности со сбором первички с них возникают часто, внесите дополнительный пункт в договор: укажите, до какого числа каждого месяца стороны обмениваются закрывающими документами. Более того — вы имеете право включить в договор пункт о санкциях за неправильно оформленные документы и нарушение графика.

7

Сканируйте или фотографируйте

Работа с первичкой станет удобнее, если вы будете сразу же фотографировать или сканировать каждый поступающий к вам документ, присваивая файлу название по определенному формату.

8

Зоны ответственности

Если у вас есть штатный бухгалтер, знайте: он отвечает за сохранность первичной документации, НО за сохранность документов компании (устав, лицензии, ИНН и т. д.) отвечает директор или сам индивидуальный предприниматель.

9

Никогда не выбрасывайте первичную документацию

Вам еще не раз придется к ней вернуться, не говоря о возможных проверках налогового комитета. По закону срок хранения первичной документации — 5 лет.

Бизнес ≠ бухгалтерия

Если бухгалтерия стала занимать слишком много времени, это проблема. Проблема приоритетов. Большинство предпринимателей в самом начале пути многостаночники. Они занимаются и продажами, и маркетингом, и выставлением счетов, и сдачей налоговой отчетности. На старте такое положение вещей помогает двигаться, несмотря на нехватку команды и денег. Потом это становится тормозом, ведь вы тонете в текучке, хотя могли бы плыть вперед.

“

«Я же предприниматель — ничего удивительного, что половину дня занимает возня с бумажками, а в конце каждого квартала болит голова о налогах и взносах».

Владелец магазина электроники

Пока вы занимаетесь бухгалтерией, вы не занимаетесь бизнесом. Если документооборот отнимает слишком много времени, сейчас тот самый момент, когда нужно расставить приоритеты.

Оцените, сколько времени в неделю у вас отнимают бухгалтерские вопросы.
Посчитайте, сколько будет стоить это время, исходя из средней стоимости часа работы бухгалтера.
Посмотрите на список задач в режиме ожидания — это важные цели по развитию бизнеса, на которые у вас не хватает времени. Оцените, как увеличится ваш доход, если вы в ближайшее время выполните эти задачи.
А теперь сравните: сколько вы экономите, занимаясь бухгалтерией самостоятельно, и сколько теряете, не выполняя задачи по развитию бизнеса?

Пирамида приоритетов

Другой способ — составить пирамиду приоритетов вашего бизнеса:

Оцените, сколько времени в неделю у вас отнимают бухгалтерские вопросы.
Посчитайте, сколько будет стоить это время, исходя из средней стоимости часа работы бухгалтера.
Посмотрите на список задач в режиме ожидания — это важные цели по развитию бизнеса, на которые у вас не хватает времени. Оцените, как увеличится ваш доход, если вы в ближайшее время выполните эти задачи.
А теперь сравните: сколько вы экономите, занимаясь бухгалтерией самостоятельно, и сколько теряете, не выполняя задачи по развитию бизнеса?

А теперь ответьте на вопросы:

● Что из этого самое важное сейчас в вашем бизнесе? Запишите эту сферу в самый нижний сектор.
● А что следующее по важности? Запишите выше.
● А что следующее по важности? А что — следующее?

Нарисовали?

А теперь отвечаем на другой вопрос: на что вы сейчас тратите больше всего времени? А что следующее? А что — следующее?

Перерисуйте все сектора в том порядке, в каком они занимают ваше время.

Оцените, насколько устойчива вторая пирамида.

Как правильно расставить приоритеты

Есть три способа выровнять приоритеты и найти больше времени на главные вопросы, освободив себя от бухгалтерии.

1

Сервисы

Сервисы для работы с облачной бухгалтерией частично разгрузят вас за счет удобства интерфейса и автоматического выполнения некоторых операций. Стоят они от нуля до 50 тысяч тенге в месяц. Важно понимать, что это лишь сервис. Работать в нем по-прежнему будете вы сами.

2

Приходящий бухгалтер

Будет появляться раз в месяц или в квартал, чтобы привести в порядок первичную документацию и подготовить для вас отчеты. Вы не сможете ему делегировать каждую задачу в течение дня, но и платить ему придется не за полный рабочий день. В среднем месяц работы приходящего бухгалтера стоит 40−50 тысяч тенге. Если вы не оформляете внештатного бухгалтера официально, как это делают большинство предпринимателей, официально никакой ответственности он не несет.

3

Штатный бухгалтер

Несет полную ответственность за все вопросы и позволит вам почти не касаться бухгалтерии, но это и самый затратный вариант. Минимальная заработная плата, на которую вы сможете найти сотрудника с опытом работы до 5 лет — 120 тысяч тенге + налог 11% + взносы. Итого: 133 тысячи тенге.

4

Услуги бухгалтерии на аутсорсинг

Обслуживание в «АС-СА Консалтинг», например, стоит 50 тысяч тенге в месяц. Эту сумму можно учесть в графе расходов. Аутсорсинг решает все бухгалтерские вопросы вашей компании, от ежедневного учета до сдачи всех отчетов и оптимизации расходов.

Ищем возможности
для оптимизации расходов

Мышление предпринимателя отличается тем, что он всегда ищет возможности. В Налоговом кодексе Казахстана много подсказок, которые помогут снизить налоговую нагрузку, но немногие умеют ими пользоваться. В основном бухгалтеры просто добросовестно ведут отчетность. Если вы найдете того, кто готов поломать голову над снижением ваших расходов и умеет это грамотно оформить, считайте, что вам повезло!

Сложность в том, что в вопросе оптимизации налогов нет универсальных схем и советов, которые подойдут всем. Все зависит от системы налогообложения и особенностей вашей деятельности. Покажем несколько решений для наших клиентов, благодаря которым они существенно снизили свою налоговую нагрузку.

Договор гражданско-правового характера

Если вы используете личный автомобиль для рабочих целей, вы как физлицо можете официально сдать автомобиль в аренду своему ТОО, заключив об этом договор гражданско-правового характера (ГПХ). Эти расходы помогут вам снизить налоговую нагрузку. То же самое можно сделать с помещением, если помещение, в котором располагается ваш офис, находится у вас в собственности.

Внештатные сотрудники

Вы можете официально заключать договоры с физлицами, которые оказывают вам те или иные услуги — дизайнерами, курьерами. Если по договору вы платите внештатному сотруднику в месяц 100 тысяч тенге, к этой сумме добавится только налог на доход физлица 10%. Чтобы у налоговой не возникло вопросов, проводите расчет с такими специалистами раз в квартал. За счет этих расходов вы тоже сможете снизить налоговую нагрузку.

«1С:Предприятие»

Если вы арендуете облачную систему автоматизации бизнес-процессов (продукты «1С:Предприятие» и т. д.) или собираетесь купить её, имейте в виду, что многие компании, которые оказывают услуги бухгалтерии на аутсорсинге, бесплатно предоставляют доступ к системе для своих клиентов. Учитывайте это при выборе аутсорсинговой фирмы.

Обучение

Тренинги и курсы повышения квалификации по закону тоже уходят на статью расходов предприятия, поэтому если вы собираетесь отправить сотрудника на обучение, попросите у обучающей компании подтверждающие документы.

Полезные сервисы и приложения

А теперь специальная часть, которая поможет вам на практике убедиться, что бухгалтерию можно сделать простой и понятной. Интернет предоставил нам множество инструментов для этого. Например, электронные ресурсы и мобильные приложения для предпринимателей. Вот лишь небольшой список. В нем нет уникальных приложений и ресурсов, для каждого пункта есть аналоги и конкурирующие продукты — как платные, так и бесплатные. Ищите решения, которые подойдут вам.

Приложения

«1С:Управление небольшой фирмой».

Мобильная версия приложения с интеграцией в основную программу. Имеет массу возможностей, от выставления счетов по СМС до учета товаров на складе.

Налоговый календарь

Существуют отдельные приложения-календари. Кроме того, в приложение «1С:Управление небольшой фирмой» и его аналоги уже встроен удобный налоговый календарь.

Терминалы сбора данных

— целая группа приложений, которые помогут вести учёт продукции на складе, используя камеру смартфона как сканер штрих-кодов.

Приложения-сканеры

— помогут отсканировать любой документ при помощи мобильного телефона и отправить его получателю.

Интернет-ресурсы

http://egov.kz/cms/ru — Электронное правительство Республики Казахстан. Зарегистрируйтесь в системе, оформите электронную цифровую подпись — и вы сможете решать многие вопросы онлайн.

www.pki.gov.kz — Национальный удостоверяющий центр РК. Оформить электронную цифровую подпись можно в любом филиале.

https://online.zakon.kz — Здесь вы найдете актуальную информацию об изменениях в законодательстве в сфере учета.

http://docs.wfin.kz — Правовой консультант онлайн. Систематизированная база данных по законодательству Республики Казахстан.

http://as-sa.kz/ — Наш сайт.

Если у вас остались вопросы по тому, как правильно организовать бухгалтерский учет у вас в компании и какие есть пути оптимизации налогов именно в вашей сфере, ждем вас на сайте «АС-СА Консалтинг», где можно записаться на бесплатную консультацию и выяснить все вопросы лично.

Записаться на консультацию

Посмотреть сайт

Лонгрид изготовлен агентством tellastory.ru